マナーと身だしなみ 第5回「電話応対」(全8回)

第5回「電話応対」(全8回)

電話の基本対応

電話を掛ける際は必ず事前準備をしておきましょう。
相手の声が聞き取りやすく、電話口から他の音ができるだけ聞こえないよう静かな場所で、相手の聞き取りやすい声で話すようにしましょう。また、病院見学や面接の際は当日の持ち物やスケジュール等、確認する必要のある事が多くなります。メモが必要になる場合も多いので、メモが取れる状況で連絡をしましょう。

【担当者本人が出た場合】

①病院へ連絡
「お忙しいところ恐れ入ります。私●●大学の○○○○と申します。
●●の件でお電話致しました。
恐れ入りますが○○課の▲▲様をお願い致します。」
※電話をつないで頂く際は、担当の方の所属部署を伝えることを忘れないように。
②担当の方が電話に出る
「お忙しいところ恐れ入ります。私●●大学の○○○○と申します。
ただいま、お時間よろしいでしょうか。」
『大丈夫ですよ』と言われた場合
⇒「ありがとうございます。」と言って、要件を簡潔に述べます。
※相手が忙しい場合は都合のいい時間を聞いて改めて電話をかけるようにしましょう。
「かしこまりました。では改めてご連絡致しますので、ご都合のよろしい日時はありますでしょうか。」
③お礼を伝えて電話を切る
「お忙しいところお時間をいただき、ありがとうございました。よろしくお願い致します。
失礼いたします。」
※相手が電話を切るのを待ってから電話を切るようにしましょう。

【不在ですと言われた場合】

①病院へ連絡
「お忙しいところ恐れ入ります。私●●大学の○○○○と申します。
●●の件でお電話致しました。
恐れ入りますが○○課の▲▲様をお願い致します。」
②担当の方以外が電話に出る
『不在です』と言われた場合
「●●様は何時ころお戻りでしょうか。」
⇒○時に戻ります。
⇒「ありがとうございます。では○時にこちらからお電話致します。」
『不在です。本人が戻り次第折り返します』と言われた場合
「ありがとうございます。こちらからのお願いごとですので、改めてこちらからお電話致します。」
※この場合は折返しをお願いせず、改めて連絡をするようにしましょう！
③お礼を伝えて電話を切る
「お忙しいところありがとうございました。失礼いたします。」
※相手が電話を切るのを待ってから電話を切るようにしましょう。